Poliisihallinnon asiasanastoa käytetään aineiston tallennuksessa ja haussa. Se auttaa tietojen tallentajia ja tiedonhakijoita käyttämään yhteistä kieltä. Lisäksi asiasanasto yhtenäistää eri tiedontallentajien käyttämän kielen sekä auttaa hahmottamaan asiakokonaisuuksia ja käsitteiden välisiä suhteita.
Poliisihallinnon asiasanasto on lista kuvailutermeistä, jotka ovat poliisihallinnossa tallennettavan tietoaineiston kannalta tarpeellisia. Asiasanaston termeistä muodostuu ns. kuvailukieli, jota sisällönkuvailussa ja tiedonhaussa käytetään. Asiasanasto on rakennettu poliisin koulutuksen, tutkimuksen ja työn näkökulmasta erityisesti poliisihallinnon kirjasto-, arkisto- ja museolaitoksen sekä poliisin tietojärjestelmien tarpeisiin.
Asiasanaston pohjana on käytetty poliisin kirjastojen aiemmin vapaasti tuottamia asiasanoja. Sanastoa on tämän lisäksi kartutettu mm. sekä rikoslain, pakkokeinolain ja poliisihistorian, että liikkuvan poliisin, poliisin tekniikkakeskuksen ja lupahallinnon tuottamalla sanastolla. Asiasanastossa on pyritty noudattamaan Yleisen suomalaisen asiasanaston mukaisia valintoja aina kun se on ollut tarkoituksenmukaista ja mahdollista. Sanoja on yhdenmukaistettu myös Valtionhallinnon asiasanaston ja Eduskunnan kirjaston asiasanaston termien kanssa.
Poliisihallinnon asiasanaston rakentamisesta vastaa 23-henkinen työryhmä. Mukana ovat seuraavat poliisihallinnon yksiköt: SM/Poliisiosasto (asiakirjahallinto), Poliisiammattikorkeakoulu (kirjasto), Poliisikoulu (kirjasto/museo), Keskusrikospoliisi (arkisto/kirjasto/museo/tutkimus), Suojelupoliisi (kirjasto/tietopalvelu), Helsingin kihlakunnan poliisilaitos (arkisto/kirjasto/poliisityö/tietojärjestelmät), Poliisin tekniikkakeskus (poliisityö), Poliisin tietohallintokeskus (tietojärjestelmät), Liikkuva poliisi (arkisto, poliisityö) sekä Lahden kihlakunnan poliisilaitos (poliisityö).
Poliisihallinnon asiasanasto sisältää kolme osaa:
Kaikkia asiasanaston sanoja ei kuitenkaan ole liitetty toisiinsa, vaan sanasto sisältää ns. orpoja termejä. Historiallisten termien kohdalla ohjausta ei myöskään ole.
Mahdollisimman monia asiasanaston termejä on selitetty sanallisesti, koska poliisin ammattikielen termeillä saattaa yleiskielessä olla eri merkitys. Esimerkki:
Selitys voi myös antaa ohjeen sanaston aakkoselliseen osaan kuulumattomien vapaitten sanaryhmien käytöstä. Esimerkki:
Osalle asiasanaston termeistä on pyritty antamaan selitys sanojen välisten suhteitten avulla. Esimerkki:
Yksikön ja monikon käytössä noudatetaan seuraavanlaisia periaatteita: monikollisia ovat konkreettiset, laskettavissa olevat käsitteet (esimerkiksi naispoliisit). Yksiköllisiä puolestaan ovat toimintaa tai abstrakteja käsitteitä kuvaavat sanat (esimerkiksi järjestyspoliisi). Rikoslajien kohdalla noudatetaan periaatetta, että rikoslajien nimet ovat monikossa, mutta erinäiset rikokset, jotka lainsäädännössä eivät enää jakaannu alalajeihin, ovat yksikössä. Esimerkki:
Eräistä sanaryhmistä on muodostettu ns. vapaita sanaryhmiä. Niitä ovat mm. ajoneuvot, ampuma-aseet ja huumeet. Yksityiskohtaisten alakäsitteittensä vuoksi vapaitten sanaryhmien osaan on sijoitettu myös asusteet, poliisirekisterit ja virkanimikkeet. Sanojen kirjoitustapa on ohjeistettu, mutta kaikista sanaryhmistä ei ole laadittu erillistä listaa. Vapaitten sanaryhmien sanojen välillä termisuhteita ei esitetä.